外國公司比較會辦比賽? 專案管理vs專案治理三部曲-首部曲 漫談專案管理與治理

 

前陣子跟一位剛從台東參賽三鐵的朋友閒聊,從言談之中他提到了這場號稱國外知名三鐵公司委託台灣廠商承辦的三鐵賽事中有諸多的問題,無論是從賽前資訊不夠導致參賽者不多/參賽者的物品保管不當導致遺失/賽事的公正性有爭議(路線標示不明)/賽後物資方發放錯誤等基本管理都出現重大缺失。談到這裡,不禁讓我們想起上次的文章"專案管理in n賽事品質up”中提到,許多跨國知名大型賽事及單位都有引進專案管理,那怎麼還有這麼多問題的呢?

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圖一 問題改進 圖片來源: Challenge三鐵公司台灣官網

  其實可以稱做”專案”的通常具備兩個特性,一、獨特性(Unique) 二、暫時性(Temporary)。而通常沒有任何一場賽事是一模一樣的(氣候/參賽者)完全一樣的,這是獨特性。至於暫時性,一場賽事所動用的資源,從場地、補給、路權、工作人員、舞台音響,以致贊助商及協力廠商基於賽事是臨時集結而成。基於上述兩點來說,賽事活動其實是相當典型的專案。

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 圖二 國外享負盛名的三鐵公司在全球各地都有舉辦比賽 圖片來源:Ironman官網

  姑且不論這家國外廠商有無運用專案管理在賽事上,要知道如果能辦一場優質賽事,主辦單位想必除一定有豐富的經驗及直間接運用了專案管理的手法;然而,如果能在全球各地且多年持續舉辦賽事,必定要有自己的一套方法論或成熟的專案管理手法,而若不僅要會辦且又要辦得好,則必須憑藉著是除了專案管理外的另一個境界了"專案治理"。

  上述的例子,該國外公司如果是能運用專案管理的手法在能舉辦知名優質賽事但卻不一定場場能得好評,在筆者來看所以這應該不是專案成熟度不夠的問題。而應是公司制度或主管等級對專案控制的能力出了狀況。為何這麼說呢?

  首先,我們先來談談【專案管理】與【專案治理】的差異性

       所謂的【專案管理】(Project Management)PM要負責把專案作合宜的規劃、協作、控制、分工,以達到專案目標。 主要的工具是PMBOK + PMIS + Tools。

  而【專案治理】(Project Governance)則是牽涉高階主管對組織或企業的永續經營所採取的動作,舉例而言如:制訂公司短中長期策略並選擇能達成這些策略的專案,對於跨單位及跨國的專案統一管理方式,協調及提供專案所需要的資源,多專案進度同步監控(專案組合管理)。 特別是在規模大且專案多的組織或企業所特別需要。在專案裡通常必要管控項目有WBS、Schedule、Buget、Issue log、risk、document management。只要有具備專業的專案管理知識,加上對該公司經營環境一定程度的了解,不難從定期稽核中尋找出中待改善事項。

       以本文這家國際型賽事公司為例,這麼多的賽事(專案)是公司的核心收入來源,更應該要建立標準的【專案治理規則】=>一個整合通用的管理方法。其中含括了專案的流程(如組織團隊、資源協調、執行、變更、監控、結案等)

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圖三 專案管理的五大步驟 圖片來源:長宏專案管理顧問公司官網

、專案管理系統如:PMIS、統一傳遞及管理資訊機制,如KM專案中資訊存放的機制、文件的格式及合約內容的一致性。舉個例子,各地三鐵賽事環節(游泳/自行車/跑步)SOP,選手手冊、裁判延聘及統一採購、賽事計時資訊、統一選手的基本配備及賽事規定等等是成功最關鍵的要素。當地承辦或外包單位只要能正確地遵循SOP的要求,起碼能達成合格的賽事標準。故換句話說,為了達成優質賽事的目標,主辦單位必須更嚴格要求承辦單位百分百配合SOP(規定參賽資格/裝備/場地及工作人員配置比例等),縱使想要有什麼創意想法,也會經過一定流程的總部審批,唯有如此才能確保品質一致,降低因為不明確的因素干擾

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圖四 三鐵賽事日程表 圖片來源:Ironman官網

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