外國公司比較會辦比賽? 專案管理vs專案治理三部曲-二部曲 漫談專案治理與關鍵性指標

在上次我們談到了"專案管理與專案治理"對賽事品質的影響,獲得許多各領域夥伴的迴響,歸納後主要有以下主要想法:1. 專案經理的權限及相對於公司的法理依據 2. 如何追蹤專案管理與專案治理的成效 3. 80/20法則的關鍵性發現與處置措施。

首先,我們還是回歸到賽事的本質上來看待這件事,首先無論是營利或是公益性賽事,通常希望除了能在零傷亡財損的情況下順利結束外,還能在賽後結餘時起碼能夠達成平衡收支的目標,並有持續舉辦的機會。至於統整資源及賽事管理的總PM無論由出資者或承辦商指派,一定需進行正式指派並負責專案成敗的最大責任。但是並非完全任由其主導,而是適當地予以監督,也就是專案治理的重要精神之一"關鍵性指標"(英語Key Performance Indicators,簡稱KPI)管理。

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圖1 每年舉辦的高雄愛河鐵人三項比賽 圖片來源:高雄鐵人三項委員會 

哈佛大學名師科普朗(Robert S.Kaplan)曾說:『KPI』就好比飛機駕駛艙內的各項儀表,透過這些儀表駕駛可以管控燃料、空速、高度、學習、目地等重要飛行指標。而管理階層和飛行員一樣,在單位營運的過程中必須隨時隨地掌握影響公司成功的績效因素。

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圖2 飛機儀表板 圖片來源:飛亞聯航官方網站

而KPI有一個重要的SMART原則。SMART是5個英文單詞首字母的縮寫(註一):

  • S代表具體(Specific):指績效考核要切中特定的工作指標,不能籠統;
  • M代表可度量(Measurable):指績效指標是數量化或者行為化的,驗證這些績效指標的數據或者信息是可以獲得的;
  • A代表可實現(Attainable):指績效指標在付出努力的情況下可以實現,避免設立過高或過低的目標;
  • R代表關聯性(Relevant),指績效指標是與上級目標具明確的關聯性,最終與單位目標相結合;
  • T代表有時限(Time bound):注重完成績效指標的特定期限。

所以當我們將KPI與賽事目標進行關聯時,我們將可以對工作目標有效進行定義並明確各單位責任,持續精進經營的效能。談到這,如何追蹤專案管理與專案治理的成效的答案幾乎可以呼之欲出了,有智慧的專案經理,往往會由公司或組織的目標開始運用80/20法則(80%的工作任務是由20%的關鍵行為完成的),對專案過程中的關鍵行為進行分析和衡量。以三鐵賽事案例來說,主辦單位所面對單一場的挑戰主要可分為:A.  賽事安全(意外事故率) B.  參賽者滿意度 C.  賽事成本。

 

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圖3 賽事重要指標 圖片來源:筆者自行整理

專案經理需要將整個專案流程展開後,對上述進行初步指標標準值的設定及追蹤管控,讓專案在有規範的狀態下執行,過程中以各種形式的溝通方式(面對面或遠端會議/電郵/電話)檢討指標值變化並確保異常狀態能被有效收斂

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圖4 賽事流程與專案績效連結 圖片來源:筆者自行整理 

舉個實例,假設我們將參賽者滿意度目標設定為90%,我們發想一下會有那些是支持該指標的重要項目,

A. 人員傷亡 B. 人員財損(如:保管區或轉換區物品遺失)  C. 賽事流暢度 D. 比賽規則合理性 E. 補給品的豐富性 F. 參賽獎品的CP值 G. 成績的公正性 ,理解了來龍去脈,我們便可進行更細項對應的行動方案了及適時地更新SOP,訣竅就在於緊緊抓住(範圍/時間/成本)三大要素,並用量化方式呈現,並制定標準,讓議題不至於模糊化。

漫談到此,縱使讀者們沒能用來主辦比賽,相信也能當作判斷賽事的重要參考。

下一回,我們來聊聊指標與行動方案的關聯性吧。

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