賽事規劃裡必定留意五件事-上篇

先前我們曾探討過賽事過程變更對賽事的影響性,但是許多的變異如果能夠在規劃時便能列入考量,對於賽事運作將會是事半功倍,否則賽事經理人就要看天吃飯,整天燒香拜佛來度過每一天了。本次筆者將透過"賽事規劃裡必定留意五件事"與大家交流面對賽事一定會發生的賽事變更,如何運用起始前的賽事規劃,讓賽事能順利地推進。

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圖1 需要在23天內騎完總長3,344公里賽道的百年歷史環法賽 圖片來源:單車時代

1.     里程碑與權重的概念

管理是必須能讓成果可被量測的,然而量測不僅是回報數字而已,而是在於一定客觀的評估基準上讓進度呈現,所以在賽事裡設定里程碑也有助於審視賽事進程的達成程度,而里程碑的設定標準在於關鍵性,並用權重的概念進行配比。

舉例來說,在賽事規劃時期,就要先設定「評分基準」。聽起來有點類似奧運體操項目的評分方式,所有的分數不是裁判主觀認定,而是體操的所有的動作已被早已被國際體操總會分類為數個類別,而且所有動作都有所謂的難度係數(權重),因此裁判們雖然能主觀判定個別動作,但仍是在一個標準架構下有客觀性評分基準。

就以一個賽事裡的"尋找廠商外包"作業來說,便可以參照一個客觀的評估基準有秩序的為幾個步驟,並給予權重概念如下:

外包規格書開出 佔20%

蒐集廠商名單 佔10%

完成詢比議價 佔30%

廠商定案 佔20%

合約簽訂 佔20%

上述步驟可依照執行單位自行定義先後順序,唯獨重點是總和必須在100%內逕行每個步驟的配比,而且都必須都有明確的交付標的,讓完成與否一目了然沒有模糊地帶。例如,執行人員完成了「規格書開出」和「蒐集廠商名單」兩項,就可以認定為採購工作完成30%(20%+10%)。而假設組織裡所有賽事的外包作業都能全部以這樣的方式進行回報,管理者就可以更快速且清楚地掌握手頭上的賽事進度,更能避免各說各話的窘境。

2.     將風險分析後與工作包進行關聯

在進行賽事規畫時,進行風險識別與分析是不可或缺的,主動分析發生可能性、主動篩選出期望值最高的項目、主動了解手上有哪些資源,如預算、時間、人力等,這些都在掌握內,在問題發生時,便能立即想出該如何調度、調整、與對策讓目標順利達成。這才叫規劃、也才叫管理。 若只是禱告問題不會發生,或只是被動迎刃而解,那總有一天,風險必然讓我們吃大虧。分類為數個類別,而且所有動作都有所謂的難度係數(權重),因此裁判們雖然能主觀判定個別動作,但仍是在一個標準架構下有客觀性評分基準。 

舉例來說,如果舉辦一場自行車比賽,有以下風險:

(1)參賽者或工作人員死傷

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圖2 每年環法賽一定會發生的摔車事故 圖片來源:Getty網站

(2)參賽者器材損壞

(3)颱風延期

賽事經理人將會根據風險發生的機率及計算後的期望值,將預防的工作包納入,且於賽事真正開始後,根據實際的賽事狀況,反饋資訊到WBS。一方面定期審閱當期執行的狀態,及與計畫的落差。一方便調整或啟動備援計劃、或許要增加及動用人力加班或是同步執行。

(1)參賽者或工作人員死傷

對策A 進行保險

對策B 加強交管訓練

對策C 增加交管人力與重要路口管控

(2)賽事器材損壞影響賽事品質

對策A 進行保險或合約管理(例如舞台崩塌/或計時系統失靈)

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圖3 對於分秒必爭的賽事,差一兩秒可能就是在那冠軍與亞軍之間圖片來源:100bike網站

對策B 賽前器材測試

對策C  備用設施

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圖4 環法賽裡的另類主角-補給車隊 圖片來源:INRNG網站

(3)天災人禍導致賽事延期

對策A 提交天災人禍的因應方案

對策B 更新備案內容於選手手冊上

以上幾點都是賽事規劃時必須留意的,下次將提供"工作包相依性與時程安排的關聯"/"資源規劃與資源府撫平"/"利害關係人管理"給各位賽事經理們參考,倘若能在規劃時詳盡一些,並於賽事執行過程中多觀察賽事品質並做好過程變更管理,相信賽事品質肯定能在水準之上。

 

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