外國公司比較會辦比賽? 優質賽事好朋友-WBS(專案管理vs專案治理三部曲-三部曲)

  日前筆者在FB社群上看到一則鐵人三項賽事主辦單位因應賽事待改善事項而回覆的訊息,其原文如下:

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圖1 賽事單位對改善事項的回覆 圖片來源:FB/鐵人三項分享區

  從文中,主要除了提到使用目前企業慣用的80/20法則/8D手法及SOP的處理手法發現及改善問題外,難能可貴的是提到了將持續運用專案管理的手法提升賽事品質。

  其實,無論是賽事或其他非常態事務要水準要能維持或精進,靠的除了是豐富經驗,還要有一套可被傳承記憶運作機制。而維繫運作機制的根本則在SOP,但SOP不是有就好,做完就算了,而是需要持續翻新的,因此能將之歸納彙整重要的法寶WBS(Work Breakdown Structure)便顯得重要,WBS在專案管理裡是根本中的根本,WBS展的好不好,某種程度已經先決定了你專案品質,有沒有遺漏或多做?也就是所謂的範疇(Scope)是否有誤,而透過對每個工作項的時間預估與資源分配,也能讓你能一睹專案的全貌,更加清楚你完成了多少工作,還剩下多少工作。

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圖2 WBS/SOP/人員作業手冊關聯圖 圖片來源:筆者自行整理

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圖3 專案與WBS/SOP關聯圖 圖片來源:筆者自行整理

一個好的PM在將專案管理融入組織時往往會有以下特點:

1.     找到正確的切入點

藉由”大處著眼,小處著手”(80/20法則)來鎖定主要問題,正可謂鐵鍊的強度取決於最弱的環節,往往只要切入點對了,改善主要問題,同時處理了次要問題,

2.     平易近人,簡單就是偉大

講一般人聽得懂的話,用你的聽眾聽得懂的語言去論述你想要灌輸的思想,用簡單的方法來取代原本複雜的工序。

如WBS主動性及細膩性則往往影響結果優劣,例如當你走進傳統地方餐廳與法國餐廳,一樣的都是服務,結果卻可能是在一樣的大小空間卻創造了完全不同用餐氛圍/人均產值/營收。

模擬情境:

1.     傳統地方餐廳(人均消費100元) 客人自行找位置坐下,服務生仍在遠處,客人大聲呼喊:服務員倒茶,服務生走向前到水,茶水往往外灑至桌面上,客人自行點餐(發散式點餐)...讓客人自行決定消費額

2.     法國餐廳    (人均消費2,000元) 客人由專人帶位坐下,服務生主動將茶杯斟滿,桌面乾淨整齊不紊,服務生持續進行菜色介紹(從餐前酒/前菜/主餐~飯後甜點)...由細節幫客人鎖定基本消費額

其實惡魔往往常在細節裡,而WBS就是運用了一種科學化、系統化管理,重視規劃時的工作完整度與執行時的文件化管理(全部展開無一遺漏的概念),讓參與者一目了然,並連結「無法衡量的,就無法管理。」概念結合指標及過程文件進行控管。所以通常有效的專案文件管理,對於專案執行的進度、品質、風險等都能有計畫、有系統地管理,並具備以下特質

1.     整體版面設計是否結構分明、完整且具專業質感
2.     各階段的標題是否切中需求
3.     文句是否淺顯易懂且抓住動點
4.     數據或結論是否能承上啟下

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圖4 賽事WBS 圖片來源:筆者自行整理

外國公司比較會辦比賽?專案管理vs專案治理三部曲到此也接近尾聲,其實筆者相當樂見專案管理能在各處開花結果,但更開心的是藉由他領域的觀察及分享,讓筆者從另一個角度來回顧目前各三鐵協會在所舉辦的比賽,印證了藉由有系統地審視問題及搭配可落地執行的計畫,確實能使單一重要議題的發酵,同步找出完善周邊的議題。「沒有難題,只要有好方法」。在未來的專欄,筆者將透過案例探討,進一步分享包含賽事進行中常見問題與處理,與賽事最常見的兩難處境等議題。

 

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後記

 

本次特別感謝以下指導及協助十一月的夥伴們

曾經指導本文與提供相片的夥伴:高雄鐵人隊長孟亞輝/LDS超鐵團團長李安東

運動團體:高雄鐵人/LDS超鐵團

 

 

 

 

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