這幾年無論是在公司內還是在各樣的學術交流場合,我最常被問到的問題之一就是:怎麼樣叫做優秀的PM?

隨著專案經驗的累積及收到許多資深的PM意見分享後,我彙整了一些衡量標準。我自認以下這些標準都不算嚴苛,但要能全部達到的PM還真是屈指可數,大家可以一起來你看看這些條件合理與否,跟你想的一不一樣?

1. 善於規劃者:一個優秀的PM,做好的專案計畫是基本的,因為無論專案目標乃至衍生出的範圍、時程及成本議題都要能事先規劃,用最少的資源如期如質地完成任務,所以往往越資深的PM規劃而出的計畫越是詳盡且誤差率低。其實以跨國大型專案而言,往往delay一天的損失金額可能達到千萬甚至上億之多,所以良好的規劃能利便是一位優秀PM重要衡量要素。

2. EQ高:心理素質要高,要能把專案過程中所有的鳥事當成好玩的事,縱使再古怪的事情,也能習以為常。在我的專案生涯裡有個有趣的體會,那就是哪怕你一開始的時候是滿手的好牌,不到最後,千萬別露出完勝的笑容,所謂的專案還真的是處處有驚喜,時時有新鮮事。

3. 判斷議題順序能力強:越大的專案,突發的事情越多,所以PM必須要有判斷事情的先後順序的能力,將資源用在刀口上,才不陷入疲於奔命的窘境。有些事必須立即處理,有些事用時間解決,彈性靈活的運用各種方法,才能度過一次又一次的難關。


4. 善於溝通協調:有時候你會發現,許多PM寧願寫信也不願意打一通電話,明明對方坐在你旁邊但也不願意挪動一下身子當面聊聊,所謂見面三分情,要知道PM須對專案成敗負起全部責任的人,別指望別人總是比你關心,要尋求支持,最好的方式就是讓別人知道你在做什麼,需要什麼,並且說服別人支持你。無論是當面、email、Line、skype、紙條...等,要能靈活運用各種工具達成充分溝通的目的。

5. 好的激勵者:正所謂不怕神一樣的對手只怕豬一樣的隊友,親愛的PM們,專案過程中往往是高潮迭起的,在面臨低潮時,千萬別哭喪的著臉跟瞎緊張,更別比負面思考。我曾看過一個PM遇到困難時非但不跟直屬的主管一同思考,還反過頭來煽動團隊中的其他成員一起放棄甚至杯葛,朋友,這不是這個激勵吧?這是唱衰。軍隊作戰首在士氣,專案也一樣,只要同心協力,問題通常可迎刃而解。


6. 善於運用工具:工欲善其事必先利其器,無論你喜歡用紙本還是電腦,你應該要能活用各式各樣的專案館裡工具,厲害的PM甚至還會開發自己所需要的工作,好比烹調一客牛排,你可以用氣炸鍋/鐵板/烤箱/甚至油炸,但終究會有你擅長的。挑一件你擅長的兵器,搭配你的武功套路吧!

7. 軌跡高手:工作文檔適時適當的存放應該是天經地義吧?專案過程裡常常需要回顧及審視歷史文件,除了得在需要時快速找出,更要避免資料的毀損,如果怕硬碟壞掉可以選擇雲端,如果怕雲端洩密也可以進行加密跟多重備份。但千萬別跟我說,你的專案計畫不見了!

其實我舉的都是PM必須習得的能力,單看每一項,多數的PM都能達到,但你不難發現這7項全部都達到就不是那麼容易了。

我們來做個假設,上述每一項條件,100位PM中有70位可以達成,所以達成率是70/100=0.7。但要同時兼備2項,例如「善於運用工具+善於溝通協調」,達成率就變成(0.7)(0.7)=0.49,也就是每100位PM中僅有49位能同時達成。那麼,十項全部達成的機率就變成(0.7)的10次方:0.028,也就是說,每100位PM,僅有不到3位會滿足上述所提的標準!

再換個角度,假如我能滿足上述十項服務標準,我根本不需要天賦異稟,在每100位同業之中,我的服務就可名列前3名,打敗其他97名對手。所以「優秀」看起來似乎沒那麼難,更不需要樣樣拿一百分,只要每個項目拿個六七十分,不要有嚴重的缺陷便可在優秀的行列內。但話說回來,達成的關鍵是在需要一定程度的「自律」,將基本工練扎實便可從平庸提升為「優秀」,而如果要從優秀提昇至「頂尖」呢?你則需要「熱情」,你可以為了五斗迷折腰找份工作餬口,但你也可以立定自己的志向,用熱情為生命留下精采的每一頁。朋友們,下次面對專案時,記得帶著你的「熱情」囉。

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